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Barcelona GSE implementa Google Apps

publicado a la‎(s)‎ 5 may. 2012 13:07 por Hernán Nina Hanco
Un Caso de éxito llevada a cabo de Conpas.net.

En el caso de Barcelona GSE se realizó: implantación y configuración de Google Apps Educación. Formación y documentación.

Estudio de las necesidades:

Esta escuela de masters prestaba a sus alumnos el servicio de correo electrónico de Outlook Exchange para profesores y administración y las cuentas del hosting para alumnos. El correo era web, pero no estaban contentos con la capacidad de su email y las cuentas de correo tenían un coste muy elevado por alumno. También encontraban problemas a la hora de entregar documentación a los alumnos que no se encontrara en los libros de texto y de comunicarles cambios en las clases, tutorías o exámenes al no ser clases presenciales.

Solución:

Vimos que al tratarse de un centro educativo tenían la posibilidad de contratar Google Apps Educación de forma totalmente gratuita e ilimitada. Lo primero fué que Google comprobara que se trataba de una escuela. Una vez obtenido el certificado de Google, pudimos dar de alta el dominio de barcelonagse.eu. Se diseño una home de entrada con Google site para que los alumnos al logearse tubieran un punto de encuentro para ver: cambios en clases o eventos, noticias, fotos, documentos relevantes, accesos, etc...



Después pasamos a la entrega de documentación y al cambio de las cuentas de correo viejas por las nuevas. Este proceso se dividió en: creación de las cuentas, migración de las información de las antiguas a las nuevas cuentas (emails, contactos, eventos del calendario, etc..) y parametrización de las nuevas cuentas para cada uno de los usuarios. Estas cuentas incluyen chat interno que se configuraron para realizar tutorías y llamadas. Los documentos no fueron migrados para ir subiéndolos poco a poco por la propia administración o profesores. Se configuraron las jerarquías del centro para que nadie sin permiso pueda acceder a la información relevante. Se configuraron calendarios para compartirlos según sus indicaciones y se crearon los comunes para todos los de Barcelona GSE. Después de que todo quedará convenientemente configurado se paso a la formación de la administración. Esta fue presencial. También se formó a los keyusers para que ellos tengan el control del sistema. A los profesores y alumnos se les pasó documentación en linea y se les comunicó el cambio y su nueva clave de acceso por mailing.

Resultados:

Barcelona GSE ahora cuenta con una aplicación que les permite una comunicación total con profesores y alumnos. Han solucionado los problemas de espacio y el coste de las cuentas ya que son gratuitas para siempre. Han mejorado la calidad de su servicio dándole a los alumnos un espacio para trabajar y seguir su master. Tienen acceso a cualquier cambio de última hora o ejercicios online dados por el profesor en tiempo real. Ahora brindan un servicio moderno y han integrado en una sola aplicación toda la gestión de los alumnos. Además el coste de sus servicios se ha visto reducido considerablemente al haber eliminado el servidor, el mantenimiento y al no haber coste por la aplicación.
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