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‘Cloud computing’ para pymes

publicado a la‎(s)‎ 8 may. 2012 17:21 por Hernán Nina Hanco

Sin licencias de programas, sin software específicos, sin necesidad de un único servidor… El cloud computing ha irrumpido como una nueva forma de trabajar especialmente útil para pymes y autónomos. A medio plazo, está previsto que 55.000 empresas españolas lo implanten. Veamos cómo sacarle todo el partido, para no quedarte rezagado.

Aitana Prieto


Resultaría contraproducente (y más para un pequeño negocio) querer empaparse del cloud computing de pleno nada más empezar, eligiendo aplicaciones complejas o buscando servicios excesivamente personalizados (entre otras cosas, porque el coste se dispararía y la dificultad de su uso se incrementaría).

“La sencillez es la clave”, resume Jorge Hierro, del Departamento de Comunicación de Geanet Ondemand. Por eso, lo más aconsejable es optar, en un principio, por instalar un programa externo gratuito y que no comprometa la operatividad de la empresa.

“Nuestra recomendación es que no se hagan desarrollos, que no se gaste el dinero y que prueben las herramientas estándar que están disponibles y son accesibles para todos”, aconseja Ángel Muñoz Serulla, presidente de la Asociación SaaS & Cloud Network.

En esa línea, Serulla propone a los emprendedores que se beneficien de aquellos proveedores (que no son pocos) que ofrecen sin coste el uso de determinadas herramientas durante unos meses, tiempo suficiente para comprobar si son útiles para su negocio.

Ejemplos de aplicaciones gratuitas hay muchos, según lo que requiera cada empresa: desde Google.docs, para compartir documentos en la web; hasta Sugarsync, para acceder a los archivos de nuestro ordenador desde cualquier lugar con acceso online; pasando por el conocido Skype, como servicio de voz; o el útil BSCW, para realizar proyectos de formación a distancia.

Y después, a escalar
“Una vez que el personal vea la eficacia y la facilidad de manejo de los servicios cloud, sería el momento de dar pasos más avanzados y personalizados al negocio propio”, prosigue Muñoz Serulla. Y es que tras haber probado (y comprobado) aquellas aplicaciones gratuitas que mejor se adaptan a nuestra empresa, es la hora de invertir en ellas, pues el volumen de trabajo hará inviable continuar con unos servicios que, aunque económicamente ventajosos, están limitados en prestaciones y capacidades. Además, como señala Eva Baonza, emprendedora y fundadora de Kloud, hasta “las opciones de pago suelen ajustarse al tipo de uso y tamaño de cada empresa”. En este sentido, la mayoría de proveedores ofrece dos tipos de servicios claramente diferenciados. Por un lado, está el pago por suscripción, por el que se podrán usar las aplicaciones durante un tiempo determinado (seis meses, un año…) y sin restricciones de volumen. Se trata de la mejor opción para empresas que vayan a usar diariamente esos recursos en la Red y necesiten compartirlos de forma habitual. Pero si sólo se necesitan accesos concretos (por ejemplo, disponer de cierta documentación en la nube para una reunión determinada), el pago por uso es lo mejor, pues dependiendo de la cantidad de recursos que consumas, ése será tu desembolso.

La pyme tiene que valorar hasta qué punto le es útil cada una de las dos modalidades (dependiendo de su estructura empresarial, líneas de negocio, número de usuarios, etc.), aunque siempre teniendo en cuenta que puede alternar ambas, según el software que quiera para cada uso concreto.  

El proveedor, una figura clave
“Para una buena elección, es importante hacer búsquedas y probar gratis los proveedores que nos ofrecen garantías, tanto porque su software se ajusta a nuestras necesidades como porque nos da servicio de ayuda durante el inicio en el uso”. Desde SaaS & Cloud Network, tienen claro que una de las cuestiones más importantes a la hora de optar por el cloud es la elección del suministrador tecnológico; también es fácilmente reversible, así que no cunda el pánico si la cosa no funciona al principio.

Aunque el precio de los servicios es un aliciente para decantarse por una opción sobre otras, no debe ser la única. Antes de decidir qué empresa quieres que te facilite las aplicaciones, tienes que valorar aspectos como la gama de productos a tu disposición, su rápida implementación (cuánto tardará en poder usarlas), la adaptabilidad de las herramientas a su negocio o la posibilidad de acceder a la información alojada en la nube las 24 horas del día, los 365 días del año, entre otras cuestiones. Sin olvidar nunca que, lo que requiere ahora puede ser distinto de lo que precise dentro de unos meses. Y es que, una de las grandes ventajas que proporciona la nube es que, como indica Nieves Franco, directora comercial de Arsys, se trata de una “tecnología escalable”, que permite a los usuarios “aumentar su capacidad en función de las necesidades concretas, por ejemplo atendiendo a picos de trabajo”. El proveedor que elijamos, debe poder seguirnos en esa “escalada”.

Muñoz Serulla señala otras características fundamentales que hay que tener en cuenta, como la seguridad que ofrezcan de tus datos o la posibilidad de cambiar de suministrador cloud, si no se estás satisfecho: ”Esto último será la evidencia de que el proveedor de software y servicios en la nube está tan seguro de lo que hace que ofrece esta garantía sin dudarlo”. Por poner sólo unos ejemplos, Amazon Ec2, IBM Blue Cloud, Joyent o GoGrid son algunos de los proveedores más importantes (y que ofrecen más garantías).

Las mejores herramientas
El entorno cloud cuenta con una amplia gama de aplicaciones, por lo que encontrar aquellas que mejor se ajustan a la operatividad de nuestra empresa no tiene por qué ser difícil… ni caro.

Si lo que se prefiere es que la tecnología se adapte por completo al negocio propio, con programas personalizados, la cosa cambia y una de las ventajas de la nube (sus precios ajustados) deja de ser tal. Además, se pueden hallar multitud de opciones que cubran perfectamente las necesidades de la empresa sin arruinarse en el camino. Para ello hay que definir perfectamente lo que se requiere según nuestra actividad y tener en cuenta que las aplicaciones seleccionadas tienen que funcionar bien entre sí, sin que interfieran sus funcionamientos. “Que se ‘entiendan’ unas con otras”, concluye Alberto Fernández, socio de Ega Consultores, que se sirve de la nube para desarrollar sus actividades. Por ejemplo, si lo que se necesita es cubrir tareas administrativas, serán fundamentales herramientas de facturación y contabilidad tipo Endeve, una solución que está resultando sencilla para autónomos y pymes, con la ventaja de que puede personalizarse. Para gestionar proyectos empresariales se puede contar con software como Doolphy, que permite manejar clientes, informes de horas trabajadas y disponer de una agenda de gestión del personal.

Para acciones más concretas, como la elaboración de campañas comerciales o el desarrollo de operaciones, se puede disponer de productos CRM adaptados a los pequeños negocios. En definitiva, la nube cuenta con una gran selección de las mejores aplicaciones en formato cloud, que no se limitan a gestiones básicas de la empresa, sino también otras más concretas, como programas de fidelización de clientes, módulos de implantación de un sistema de formación o gestión documental telemática para una compañía. Sea cual sea tu área de actividad, puedes encontrar soluciones a medida.   

Algunas precauciones
Aunque la seguridad de los datos en la nube está más que demostrada (y es una de las cuestiones que más estudian los proveedores), no hay que olvidar que al igual que los servidores propios, los situados en la nube pueden tener fallos. ¿Qué hacer entonces? Prevenir, está claro. Si no queremos perder determinada información sensible de la empresa, tendríamos que decantarnos por  “soluciones que permiten hacer copias de seguridad en servidores dedicados”, aconseja Jorge Hierro, de Geanet Ondemand. De esta forma nos garantizamos que, aunque haya fallos puntuales, toda nuestra información se podrá salvar con la intervención de los técnicos informáticos. ¿Pero y si lo que ocurre es que necesitamos ciertos archivos en un momento determinado (entiéndase, por ejemplo, una importante reunión de negocios)? “Siempre existe el temor de perder los datos almacenados en la nube o Internet. Ello te obliga a ser más ordenado e ir cerrando periódicamente trabajos y almacenándolos en otros discos, de forma que las posibles pérdidas sean mínimas”.

Quien así habla es Eva Baonza, de Kloud, que por precaución decide guardar los documentos en varios dispositivos, a pesar de que, como recalca nunca ha tenido ninguna incidencia, por lo que su confianza en los servidores cloud es plena. Los útiles pen drive o el disco interno del portátil pueden ser auténticos salvavidas con los que nunca está de más contar.

No esperes una personalización total

La nube es barata, con excepciones. Éstas vienen dadas por el grado de personalización que quieras que tengan las aplicaciones para tu negocio, una adaptación que no siempre es necesaria: “Es posible que un cliente quiera hacer modificaciones a una herramienta antes de haberla usado. Este coste de desarrollo a su medida tendrá consecuencias negativas, si no es lo que esperaba”, señala Ángel Muñoz Serulla. ¿Qué hacer entonces si el software contratado no es lo que buscas? Tener paciencia y dar tiempo al nuevo servicio, para poder trabajar con él durante un tiempo mínimo, suficiente como para ver si se adapta a tus requerimientos o necesita que se le incluyan aspectos propios de la empresa que, eso sí, encarecerán el producto. “Al afrontar un proyecto de este tipo, es fundamental tener una visión de mediano y largo plazo, considerando que las empresas pueden reutilizar lo que tienen”, coincide Nieves Franco. Sin embargo, muchas veces con las aplicaciones estándares se cubren todas las necesidades, y una idea preconcebida de lo que se busca lo único que hace es añadir complejidad y coste a la inversión en la nube. Además, como recalca Serulla, los fabricantes antes de crear los programas hacen estudios detallados de las necesidades más comunes de los clientes, hasta el punto de crear estándares útiles para la mayoría de empresas.

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